Uno de los puntos críticos para los responsables de mantenimiento es la gestión del mismo. Para ello es clave tener un cuadro de mando, siendo éste un soporte de infomación periódica para la Dirección de la Empresa, capaz de facilitar una toma de decisiones oportuna, conociendo el nivel de cumplimiento de los objetivos definidos previamente a través de los indicadores de control y otras informaciones que los apoya.
El cuadro de mando lo tenemos que alimentar de los Indicadores de Gestión (KPIs) adecuados (ni un número excesivo ni demasiado pocos). Con el fin de seleccionarlo adecuadamente CEN ha publicado la norma EN 15341 en 2007 (Comité Técnico CEN/TC 319 Mantenimiento) y la hemos adoptado en nuestro país en 2008 como UNE EN 15431. Los indicadores de la norma sirven para:
- Medir el estado,
- Realizar comparaciones (internas y externas),
- Realizar diagnósticos,
- Identificar objetivos y definir metas,
- Planificar acciones de mejoras, y
- Medir los cambios de manera continua en el tiempo.
Los indicadores se estructuran en 3 grupos:
- Económicos
- Técnicos
- Organizacionales
Hemos de tener en cuenta que estos indicadores están sometidos a factores de influencia externa e interna:
- Externa: Condiciones variables que quedan fuera de la gestión de la compañía
- Interna: condiciones dentro de la compañía, aunque estén fuera del ámbito de decisión del mantenimiento
La norma agrupa los indicadores en niveles, siendo estos de índole jerárquica (los indicadores de los niveles inferiores corresponden a una descripción detallada de los indicadores del nivel superior). La norma establece un número importante de indicadores (71) y es aquí donde es importante el asesoramiento para elegir los adecuados dependiendo de muchos factores: tipo de empresa, proceso, producto,..etc. Seguidamente citaremos los que consideramos más interesantes:
- Indicadores económicos:
- Disponibilidad ligada al mantenimiento/coste total del mantenimiento
- Coste mantenimiento/Cantidad producida
- Coste total del personal interno de mantenimiento/coste total de mantenimiento
- Coste total personal externo mantenimiento/coste total de mantenimiento
- Coste mantenimiento correctivo/coste total de mantenimiento
- Coste mantenimiento preventivo/coste total de mantenimiento
- Coste mantenimiento basado en condición/ coste total de mantenimiento
- Coste de formación personal mantenimiento/efectivo personal mantenimiento
- Coste total mantenimiento mecánico/coste total mantenimiento.
- Coste total mantenimiento eléctrico/coste total mantenimiento
- • Coste total mantenimiento instrumentación/coste total mantenimiento
- Indicadores técnicos:
- Disponibilidad relacionada con mantenimiento = tiempo total de funcionamiento/(tiempo total de funcionamiento+ tiempo de indisponibilidad por mantenimiento)
- Disponibilidad operacional: tiempo de disponibilidad conseguido durante el tiempo requerido/tiempo requerido
- Número de lesiones del personal debidos al mantenimiento/tiempo de trabajo
- MTBF= Tiempo total de funcionamiento/Numero de fallos
- MTTR= Tiempo total de recuperación/Numero de fallos
- Indicadores organizacionales:
- Efectivo de personal indirecto de mantenimiento/efectivo personal interno de mantenimiento
- Horas-hombre de mantenimiento programado y planificado/Horas-hombre de mantenimiento disponibles
- Tiempo total de mantenimiento correctivo de urgencia/Tiempo total de indisponibilidad por mantenimiento
- Horas-hombre de personal interno de mantenimiento mecánico/Horas-hombre totales de personal interno directo de mantenimiento
- Horas-hombre de personal interno de mantenimiento eléctrico/Horas-hombre totales de personal interno directo de mantenimiento
- Horas-hombre de personal interno de mantenimiento instrumentación/Horas-hombre totales de personal interno directo de mantenimiento
- Horas-hombre mantenimiento correctivo/Horas-hombre totales de mantenimiento
- Horas-hombre mantenimiento correctivo de urgencia/Horas-hombre totales de mantenimiento
- Horas-hombre mantenimiento preventivo/Horas-hombre totales de mantenimiento
- Horas-hombre mantenimiento basado en la condición/Horas-hombre totales de mantenimiento
- Horas-hombre suplementarias de mantenimiento interno/Horas-hombre totales de mantenimiento interno
- Número de ordenes de trabajo realizadas según programación/Número total de órdenes de trabajo programadas
- Número de horas-hombre para formación del personal interno de mantenimiento/Horas-hombre totales de mantenimiento interno
Para cada caso habrá que seleccionar unos u otros de los indicadores de gestión o (por qué no) crear alguno nuevo que nos permita medir casos específicos en nuestro proceso.
La Norma UNE 15341 dedica también unos apartados dedicados al proceso y criterios para elegir los indicadores adecuados y cómo se debe realizar su implementación. Para TECGINIA estos dos puntos son claves y los más difíciles en la implementación de un Cuadro de Mando de Mantenimiento. En nuestra experiencia hemos visto muchos casos donde la elección ha sido la adecuada pero la implementación un fracaso, ya que el Responsable de Mantenimiento debe gestionar el cambio necesario en su organización. También hemos visto problemas graves causados por la no vigilancia de un indicador clave (no incluido en el cuadro de mando), no detectándose problemas en fase temprana (por ejemplo la vigilancia del coste de recambios o las horas extraordinarias,..etc).
Con nuestra metodología MAINTENANCE SMART asesoramos a nuestros clientes en la selección de los Indicadores de Gestión clave, creación del Cuadro de Mando e implementación del mismo.